黨辦、校辦、組織部等部門有很多重要文件，需要根據文件的重要性保密性等級別，建立文件管理機制，對不同的文件實行分級管理。
系統頂層由應用管理員（僅系統頂層管理員具有此功能，且僅有此功能）創建對應部門子系統的名稱，并設定該子系統的管理員。所創建的子系統將涵蓋文件訪問控制系統的實際業務功能，不同的子系統之間數據獨立，由子系統管理員自行管理。
通過本系統：
（1）建立可靈活設置、控制嚴密的文檔權限管理機制，為學校各部門的文檔管理提供有力的工具。
（2）建立應用內子系統管理機制，子系統相互獨立，可根據需要隨時擴充子系統，便于系統應用到學校的多個部門。
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